| Règlement de la médiation |
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Avertissement : En cas de médiation ordonnée par une autorité judiciaire, le présent règlement ne peut recevoir application qu'à titre accessoire et/ou complémentaire des dispositions légales et réglementaires.
La médiation est un processus amiable qui organise l'intervention d'un tiers, indépendant et impartial, dont le rôle est d'aider les parties à élaborer, dans un esprit d'équité et de loyauté, les solutions permettant de mettre fin au différend qui les oppose.
Par " différend " on entend toute contestation, litige, conflit, marquant un désaccord quelle qu'en soit l'origine, la nature et les conséquences.
ARTICLE 2 : MISE EN ŒUVRE DE LA MEDIATION
La médiation est mise en œuvre soit par :
I. Une convention de médiation
Cette convention est l'accord écrit par lequel les parties conviennent de soumettre leur différend à la médiation.
La convention de médiation peut prendre la forme, soit d'une clause de médiation insérée dans un contrat, soit d'un contrat indépendant.
L'existence d'une convention de médiation faisant référence au règlement de médiation du C.I.M.A., implique l'acceptation sans réserve du présent règlement.
II. Une demande écrite de soumettre un différend à la médiation
Cette demande de médiation peut être présentée conjointement par les parties au C.I.M.A. A défaut de demande conjointe, la partie qui souhaite organiser une médiation saisit le C.I.M.A., lequel informe sans délai l'autre partie, en sollicitant, de cette dernière, son acceptation du principe de la médiation.
L'absence de réponse dans un délai maximum de un mois à cette demande d'acceptation est considérée comme un refus de la médiation.
Dans tous les cas, les demandes doivent indiquer l'identité précise des parties, la nature du différend et le montant des intérêts en jeu.
En cas d'absence d'une convention de médiation faisant référence au règlement de médiation du C.I.M.A., le présent règlement sera soumis aux parties qui devront le retourner dans un délai de quinze jours à compter de sa réception, revêtu de leur signature pour formalisation de leur acceptation.
ARTICLE 3 : DESIGNATION du MEDIATEUR
Le médiateur est unique.
Toutefois, si la nature du différend le justifie, le C.I.M.A. peut, à titre exceptionnel, accepter que soient nommés plusieurs médiateurs.
Si les parties s'accordent sur le nom d'un médiateur, cette désignation est soumise à l'agrément du C.I.M.A.
Dans tous les autres cas, le C.I.M.A. désigne un médiateur en fonction de la nature du litige. Le médiateur doit être impartial et indépendant des parties.
En conséquence, il doit faire connaître, sans délai, avant et pendant la médiation, à chaque partie et au C.I.M.A., les faits et circonstances de nature à affecter son impartialité et son indépendance.
ARTICLE 4 : ORGANISATION DE LA MEDIATION
Le médiateur, s'il l'estime opportun, peut faire signer aux parties une convention d'organisation de la médiation.
Après la nomination du médiateur, chaque partie communique à l'autre partie et au médiateur, les noms et adresses des personnes autorisées à l'engager juridiquement, en indiquant les éventuelles limites de ce mandat, ainsi que les noms et qualités des personnes qui la représentent pendant la médiation.
Les parties déterminent, en concertation avec le médiateur, le lieu où se tiennent les réunions de médiation, la ou les langues qui sont utilisées et décident, plus généralement, de la manière dont s'organise la médiation.
Dans la mesure où un accord n'est pas possible entre les parties sur telle ou telle modalité, le médiateur règle, par une décision sans recours, les points litigieux.
Le médiateur veille à ce que la médiation se déroule le plus rapidement possible.
Les parties sont libres de fixer une limite de durée à la médiation.
Sauf accord exprès entre les parties et le médiateur, la médiation ne peut excéder trois mois à compter de la première réunion organisée par le médiateur.
Le médiateur est libre de rencontrer séparément les parties, mais les informations qui lui sont communiquées lors de ces rencontres ne peuvent être divulguées à l'autre partie sans autorisation expresse de la partie de qui elles émanent.
S'il l'estime utile, le médiateur peut demander aux parties de lui remettre, dans le délai qu'il fixe, un mémoire écrit développant leur position sur le différend.
Ce mémoire doit indiquer clairement s'il est destiné au seul médiateur et donc de nature confidentielle, ou s'il peut être communiqué à l'autre partie.
Par ailleurs, une partie peut toujours soumettre au médiateur, pour son information exclusive, des renseignements et pièces écrites qu'elle considère comme confidentiels.
ARTICLE 5 : CONFIDENTIALITE DE LA MEDIATION
La médiation a un caractère strictement confidentiel.
Le médiateur, les parties et toute personne associée d'une manière ou d'une autre à la médiation doivent respecter scrupuleusement cette confidentialité.
Pour marquer son adhésion à cette obligation, chacune des ces personnes, avant d'intervenir dans la médiation, doit approuver formellement le présent règlement.
En conséquence de ce qui précède, les parties renoncent expressément à utiliser, dans le cadre de toute éventuelle instance et/ou procédure judiciaire ou arbitrale :
- les vues, suggestions et déclarations faites par les parties au cours de la médiation.
- les avis et propositions présentés par le médiateur.
- les documents de toute nature établis dans le cadre de la médiation, sauf, s'agissant de celui constatant un accord, si son exécution oblige à le rendre public.
Pour sa part, le médiateur est tenu à une stricte obligation de confidentialité et ne peut, éventuellement, être déchargé de cette obligation de confidentialité qu'avec l'accord exprès et conjoint des parties.
Par ailleurs et conformément à l'esprit de sa mission, le médiateur n'est pas tenu de respecter le principe du contradictoire.
Le médiateur ne doit pas dévoiler à une partie une information reçue d'une autre partie, sauf si cette dernière l'y autorise expressément.
Sauf accord exprès et conjoint des parties, le médiateur s'interdit de remplir la fonction d'arbitre ou d'intervenir à quelque titre que ce soit dans une éventuelle procédure judiciaire ou arbitrale relative au différend ayant fait l'objet de la médiation.
Parallèlement le C.I.M.A. est tenu à la plus complète confidentialité et ne peut rendre publique l'existence d'une médiation, ni même la tentative d'organiser une médiation. Plus particulièrement, cette obligation de confidentialité couvre, y compris vis à vis des médiateurs figurant sur la liste, le déroulement des opérations de désignation du médiateur.
ARTICLE 6 : FIN DE LA MEDIATION
La médiation prend fin :
1. par la signature d'un accord entre les parties ;
2. par une déclaration écrite conjointe des parties, faite à tout moment, indiquant qu'elles ne souhaitent pas poursuivre la médiation ;
3. par une déclaration écrite d'une partie, faite à tout moment, selon laquelle cette partie entend mettre un terme à la médiation ;
4. quand le délai de la médiation est expiré et n'est pas prolongé ;
5. quand les règles fixées à l'article 7 ne sont pas respectées ;
6. par l'impossibilité physique pour le médiateur de poursuivre sa mission ;
(dans ce cas, une autre médiation peut, alors, être organisée)
7. par la décision du médiateur de mettre fin à la médiation s'il estime qu'elle ne peut raisonnablement aboutir ou s'il considère que la médiation se déroule de manière déloyale et/ou inéquitable.
(dans le cas évoqué à l'alinéa 7, ci-dessus, le médiateur doit informer, préalablement, par écrit, les parties de son intention et ne doit prendre sa décision de mettre fin à sa mission qu'au terme d'un délai de quinze jours à compter de la date d'envoi de cette information aux parties).
ARTICLE 7 : FRAIS et HONORAIRES DE LA MEDIATION
Les frais et honoraires de la médiation sont fixés par référence au barème arrêté par le C.I.M.A.
A l'ouverture de la médiation et compte tenu de la nature du différend et du déroulement prévisible de la médiation, le versement d'une provision sur frais et honoraires peut être décidé.
Des provisions complémentaires peuvent être demandées.
Si l'une des parties ne consigne pas le montant des sommes réclamées dans les quinze jours suivant un rappel de la demande initiale, le C.I.M.A. et/ou le médiateur en informe l'autre partie, laquelle peut se substituer, pour ce versement, à la partie défaillante.
Dans le cas où les sommes réclamées ne sont pas versées dans un délai de trente jours à compter de la date de l'information précitée, la médiation est considérée comme abandonnée.
Dès la fin de la médiation, quelle qu'en soit la cause, le C.I.M.A. et/ou le médiateur établit l'état définitif des frais et honoraires.
Le C.I.M.A. peut percevoir l'intégralité des sommes dues (comprenant, le cas échéant, provision(s) et solde) et reverser au médiateur celles lui revenant ou peut ne percevoir que les frais administratifs et laisser au médiateur le soin de recouvrer directement ses propres frais et honoraires.
Les parties sont informées au début de la médiation de l'option retenue.
Sauf accord différent entre elles, les sommes dues sont supportées par parts égales par chacune des parties.
ARTICLE 8 : DIFFICULTES D'APPLICATION DU REGLEMENT
Toute difficulté qui pourrait survenir dans l'application du présent règlement de médiation et qui ne relèverait pas de la compétence et/ou du rôle du médiateur, peut être soumise, par les deux parties ou la partie la plus diligente, aux organes statutairement compétents du C.I.M.A.